Gestion des temps et activités : comment accroitre sa productivité ?

En France, le régime des 35h est imposé aux salariés et encadré par une réglementation stricte : quotas d’heures supplémentaires, congés payés, RTT… Toutes ces réformes ont impacté les façons de gérer les temps de travail. Les entreprises se doivent donc de planifier et d’optimiser les ressources en fonction des besoins opérationnels de l’entreprise, tout en respectant les contraintes légales, économiques et sociétales.


Excel a longtemps été l’outil de prédilection pour le traitement des données, y compris dans les ressources humaines. Mais avec la digitalisation du secteur, les professionnels se rendent bien compte que son utilisation n’est plus optimale dans le cadre de leurs tâches quotidiennes.

Découvrir notre article : Quels enjeux 2020 pour les ressources humaines. 

Les logiciels de gestion du temps et des activités (GTA) sont donc une alternative. Ils fournissent une assistance quotidienne dans la gestion des temps et des activités pour accroître la productivité des entreprises.

En quoi la GTA permet-elle de gagner en productivité ? 

Gagner du temps dans les tâches administratives

tracabiliteLa gestion de plannings, de demandes de congés ou encore le traitement des données administratives des salariés sont bien souvent des tâches chronophages et peu optimisées dans les entreprises. Selon le baromètre RH des Éditions Tissot 2020, 73% des RH déclarent passer au moins la moitié de leur temps de travail dans les tâches administratives.

centralisationLes logiciels GTA permettent de centraliser et de fluidifier la gestion des temps de travail en fonction des effectifs présents, des différentes contraintes et des périodes d’activité de l’entreprise. Les managers peuvent ainsi gérer facilement les ressources et planifier les projets, en visualisant les disponibilités de chaque membre de l’équipe. Ils peuvent attribuer des plannings par affectations, par prestations ou par postes et suivre l’organisation de travail de chacun des collaborateurs.

La plupart des données sont saisies directement sur l’outil par le manager et le collaborateur. Le service RH se trouve donc déchargé des tâches administratives de saisie et de calcul. En plus de limiter les risques d’erreurs, c’est un gain de temps pour le personnel RH qui peut se concentrer sur des activités de gestion à plus forte valeur ajoutée.  

Selon une analyse de MARKESS by exægis, pour 59% des DRH, l’un des enjeux majeurs à relever consiste à fournir aux collaborateurs et aux managers des services RH de qualité, susceptibles de les faire gagner en efficacité.

 

Automatiser les procédures RH

chronoUn logiciel de gestion du temps et des activités permet de gagner du temps mais aussi en productivité : les équipes ont accès à l’ensemble de leurs données partout et tout le temps. L’organisation du temps de travail est plus flexible, ce qui favorise la mise en place de nouveaux modes de travail tels que le télétravail ou encore le nomadisme.

 

Répartition des tâches, consulter les emplois du temps de ses collègues : les données sont automatiquement mises à jour sur les plannings des équipes. Il est également possible de programmer des alertes automatiques, des e-mails ou des SMS pour être au courant de toutes les modifications en temps réel. 

De plus, grâce au recueil des informations collectées par les pointeuses et badgeuse, le suivi du temps de présence est automatisé et la gestion des heures supplémentaires et des primes s’en trouvent simplifiées. Grâce à la centralisation des données, vous pouvez automatiser l’envoi vers un logiciel de paie par exemple.

 

Réduire les coûts

economiesLes salariés prennent généralement un temps fou à réaliser leurs reportings sur Excel : saisies, vérifications des données, uniformisation, mise en page des rapports finaux… Des tâches qui sont donc déduites du temps de travail.

En plus de faire gagner du temps et donc de l’argent, le logiciel GTA permet d’anticiper les besoins de l’entreprise. On peut désormais planifier les ressources humaines en fonction des besoins mouvants de l’entreprise grâce à l’outil besoin en effectif. Le manager peut ainsi se projeter dans le temps et ajuster ses différents effectifs en fonction des CA prévisionnel et réalisés.

 

Sécuriser les données et garantir l’accessibilité

fichiers-excelExcel est un outil très puissant et qui a fait ses preuves, mais qui pose certaines limites. Les fichiers sont souvent stockés sur des Dropbox, accessibles à tous ou avec des règles de confidentialités qui deviennent vite très lourdes ou compliquées à gérer. Les fichiers sont également manipulés par plusieurs départements de la société et peuvent facilement être supprimés, écrasés ou cassés.

Avec un logiciel GTA, chaque utilisateur dispose de sa propre interface avec les informations qui le concernent ou dont il a besoin : contrats, plannings personnel, planning des collègues, gestion des pointages… En choisissant le bon outil, les données sont protégées contrairement aux fichier Excel qui peuvent comporter certaines failles de sécurité.

 

Accroitre le bien-être au travail

businessman2On le sait, un collaborateur heureux est un collaborateur efficace. La mise en place d’un logiciel GTA facilite le quotidien des salariés et leur permet de se focaliser sur des tâches réellement créatrices de valeur pour l’entreprise. Ils sont plus autonomes et flexibles sur la gestion de leur temps, leurs demandes de congés et RTT. Or, en 2020, la rigidité des horaires de travail est un véritable frein au bien-être des salariés. La pandémie du Covid-19 a changé la vie des travailleurs, qui sont de plus en plus nombreux à vouloir soigner l’équilibre vie personnelle / vie professionnelle.

calendrierRecourir à ce type d’outil serait une bonne façon pour les salariés d’optimiser leurs plannings en fonction de leurs impératifs et ainsi favoriser l’engagement et le bien-être au travail. Un climat collectif, des employés épanouis professionnellement et motivés ne seront que bénéfiques pour l’entreprise. C’est pourquoi selon Markess, 32% des DRH estiment que l’amélioration du quotidien des collaborateurs constitue un enjeu majeur à relever d’ici la fin de l’année 2020.

Vous n’êtes toujours pas convaincus ?  Découvrez notre infographie Excel vs GTA

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