Erreurs dans la gestion administrative des RH : ce que vous risquez !

La gestion des ressources humaines en entreprise est souvent complexe et peut rapidement vous faire des nœuds au cerveau.

Heures légales ou conventionnelles de travail, temps de repos, astreintes, heures supplémentaires, heures de nuit, temps partiel, erreurs de paie… Les réglementations se multiplient et si les RH sont là pour donner les bonnes pratiques, les horaires sont bien souvent gérés par les managers.

Les erreurs sont fréquentes, mais les conséquences peuvent être lourdes… D’autant plus dans un contexte où l’accès aux règlementations est facilité pour tous. Les entreprises ont donc toutes les clés en main pour s’informer sur les évolutions en matière de législation. Les salariés, eux-aussi, sont de plus en plus informés sur leurs droits.

Une erreur RH peut avoir de lourdes conséquences. Quelles sont les plus fréquentes ? Comment les éviter ? 

 

1) Les erreurs les plus fréquentes 

  • Les erreurs liées aux droits des salariés : congés payés, contrat de travail 35h, RTT, non application des conventions collectives…
  • Les erreurs liées aux temps de travail effectué (et les conséquences sur la paie) : nombre d’heures travaillées inexactes, heures supplémentaires non majorées, non prise en compte des arrêts de travail ou des notes de frais… Le temps de travail détermine la rémunération de vos salariés : une petite erreur peut conduire à un rappel de salaires, ou pire, une sanction pénale. On estime qu’environ un tiers des salariés en France a déjà constaté une anomalie sur sa fiche de paie selon une étude Ifop !

 

2) Quelles sanctions ? 

Parmi les principales sanctions, on retrouve :

  • Des sanctions pénales par l’inspection du travail

Si la législation relative à la durée du travail n’est pas respectée, l’entreprise s’expose à des sanctions pénales. Ces sanctions sont des amendes de 4e et de 5e classes (Articles R3124-1 à R3124-16 du Code du travail). Elles sont appliquées autant de fois qu’il y a de salariés concernés.

 

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Jusqu'à 4000 € de pénalités par salarié concerné. Cette amende est majorée de 50 % lorsque l’infraction est constatée dans le délai de 1 an après un avertissement sur un manquement de même nature.

Les conséquences peuvent donc être très lourdes : mieux vaut prévenir que guérir !

 

  • Le contentieux prud’hommes…

En cas de non-respect de la réglementation relative à la durée du travail ou en cas d’erreurs dans le paiement des heures et des heures supplémentaires, les salariés peuvent se rendre aux prud’hommes. Ils peuvent désormais s’y défendre eux-mêmes, sans saisir d’avocat (qui dissuadait autrefois par son coût).

En droit du travail, le doute profite toujours au salarié. Il faut donc tenir à jour et à disposition de l’inspection du travail les documents nécessaires en cas de contrôle du temps de travail.

En fonction de la situation, le conseil des prud’hommes peut réclamer le versement d’une somme, condamner l’entreprise à des dommages et intérêts, permettre au salarié d’obtenir une rupture de contrat…

 

  • Perte de confiance des collaborateurs

En cas d’erreurs à répétition, c’est le climat social de l’entreprise qui risque d’en pâtir. Une fiche de paie erronée peut par exemple déclencher une perte de confiance du salarié envers son employeur et créer un sentiment de méfiance. Dans le cas d’erreurs fréquentes et répétées, vos salariés se désengageront peu à peu, et certains pourraient même prendre la décision de quitter l’entreprise. Or, l’humain reste la ressource la plus essentielle d’une entreprise !

 

3) Quelles solutions ?

Comment être sûr que les données saisies sont correctes ? En automatisant les processus ! Il existe de plus en plus de logiciels RH permettant d’automatiser une partie des tâches administratives RH liées au suivi des temps de travail, des présences, des absences…

Vous pourrez ainsi :

> Les pointeuses en entreprise : quelles règlementations ? 

  • Gérer les temps de pause et de repos dans le respect des règles légales. Le code du travail impose une pause de 20 min toutes les 6 heures de travail consécutives, ainsi qu’un repos quotidien de 11h consécutives et 24h de repos hebdomadaires. Il existe également certaines spécificités pour le travail de nuit, les astreintes…
  • Décompter les congés et absences en suivant les dispositions légales et conventionnelles de l’entreprise, mais également les règles relatives à chaque type de contrats.
  • Fiabiliser la gestion de la paie en exportant automatiquement les données

> Optimiser sa gestion de la paie avec un logiciel GTA 

En cas de contrôle de l’inspection du travail, vous pouvez compter sur le logiciel des temps qui conserve une trace des heures de travail effectuées et des temps de repos. Néanmoins, l'employeur conserve les données personnelles des salariés uniquement le temps de leur présence au sein de l’entreprise. Dès lors qu’ils la quittent, ces données ne peuvent plus être conservées. La CNIL admet une durée de conservation de 5 ans pour les bulletins de paie et tout document ayant servi au contrôle du temps de travail.

Les salariés, eux, peuvent très simplement demander la copie des données les concernent en formulant une demande auprès de l'entreprise. C’est ce qu’on appelle le droit d’accès

Avec e2Time.com, récoltez des données fiables et automatisez vos processus dans le respect des contraintes légales, grâce à un paramétrage fin et personnalisé du logiciel.

Vous aurez une visibilité précise des temps et des alertes en temps réel sur toutes les anomalies (dépassement des heures supplémentaires, non-respect des temps de pause, etc.). C’est aussi une bonne façon d’analyser l’absentéisme pour identifier les problèmes en interne, anticiper et agir rapidement !

Absenteisme au travail

 

 

 

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